Как заполнить 6-НДФЛ, примеры заполнения

В соответствии с нормами Налогового кодекса, работодатель обязан перечислять в бюджет налоги, удержанные из доходов своих сотрудников. Исключаются из налогообложения:

пособия, выплачиваемые государством, в случае признания гражданина безработным, а также женщинам, готовящимся стать мамами в дородовой и в послеродовой период;
средства, выплачиваемые в качестве пенсионного обеспечения;
компенсационные выплаты, установленные как законодательными актами государства, так и в субъектах РФ органами местного самоуправления;
алименты, удержанные на содержание несовершеннолетних детей или прочих лиц, имеющих право на содержание со стороны налогоплательщика;
прочие ситуации, подробно описанные в ст. 217 НК РФ.

Форма, в которой следует рассчитывать суммы налогов, удержанных из начисленных работнику к выплате средств, утверждена Приказом ФНС № ММВ-7-11/450@ от 14 ноября 2015 года.

Кроме того, в Приказе даны подробные требования, касающиеся порядка заполнения и обоснования сумм с представленным их расчетом, которые удерживают из доходов работников; а также формата, в котором необходимо представлять расчет налоговых удержаний в электронном виде. Остановимся подробнее на том, как правильно заполнить форму 6-НДФЛ.

В какой очередности следует заполнять расчет?

Предлагаемая для расчета форма заполняется бухгалтером предприятия, занимающимся начислением заработной платы и прочих причитающихся работнику сумм, в соответствии с действующей системой оплаты труда.

Форма состоит из нескольких частей, которые следует корректно заполнить.

Титульный лист.

Указывают сведения о предприятии – ИНН и КПП, в соответствии с данными Свидетельства о постановке на учет по месту расположения организации в налоговом органе. В том случае, когда расчет представляется первоначально, в строке «номер корректировки» проставляют нули, если вносятся уточнения - порядковый их номер. Поскольку расчет нужно сдавать поквартально с нарастающим итогом, в строке представления данных указывается соответствующий код. Налоговый период обозначают годом (например, 2018). Также вносятся сведения о налоговом органе по месту нахождения предприятия, куда будет представлен расчет, полное наименование предприятия, номера телефонов для связи, в случае необходимости внесения уточнений, количество листов, приложенных к документу, и ставится подпись лица, подтверждающего достоверность сведений со ссылкой на документ, удостоверяющий его полномочия. Обязательно проставляется дата расчета.
Обобщенные показатели

Исходя из названия раздела, понятно, что здесь должны быть отражены общие сведения по всем работникам, которым были начислены денежные средства и удержанный налог по применяемой ставке (в общих случаях она составляет 13 %). В том случае, когда, в соответствии с доходами, налоги облагались по разным ставкам, сведения вносятся для каждого значения ставки. В самой форме даны расшифровки (своего рода подсказки), в какую из строк нужно внести данные:
- процентную ставку налогообложения;
- совокупный доход, начисленный работникам с нарастающим итогом по отношению к началу года (налогового периода);
- при наличии лиц, пользующихся правом на налоговый вычет, – общую сумму, не подлежащую налогообложению;
- исчисленный налог с нарастающим итогом со всех сотрудников;
- сумму авансов, выплаченных работникам, из которых налог не удерживается;
- количество сотрудников, которым производились выплаты, подлежащие налогообложению;
- сумму удержанных налогов с нарастающим итогом за расчетный период;
- размер не удержанных налогов с начала года;
- возврат излишне удержанных сумм в качестве налогообложения.
Даты, суммы, когда фактически были получены доходы, и в каком размере произведены удержания, с уточнением точной календарной даты.

Второй раздел более детально предполагает уточнение:

числа, месяца, года – когда работникам была выплачена заработная плата, через кассу предприятия или перечислена на расчетные счета кредитных организаций;
числа, месяца, года, когда были произведены удержания из выплаченной суммы заработка;
контрольной даты, когда, в соответствии с требованиями закона, должны быть перечислены в бюджет налоги;
с нарастающим итогом подсчитанной суммы начисленной заработной платы без удержаний;
размера налоговых удержаний, рассчитанных с общей суммы выплаченной заработной платы.

Основные требования, предъявляемые при заполнении формы расчета 6-НДФЛ

Данные, отраженные в расчете, должны соответствовать указанным сведениям в регистрах налогового учета.
Если при заполнении одного из разделов не хватает места на одной странице, заполняется нужное их количество.
Как и к любому документу, предъявляются требования о корректности внесения сведений, не допускающих исправлений, подтираний ластиком, ошибочных записей и тому подобное.
Документ распечатывается на одной стороне листа.
Скреплять между собой листы расчета запрещено.
При заполнении расчета от руки допускается использовать ручку с чернилами привычными для письма (кроме зеленого, красного цвета).
Напомним, что в любом случае форма заполняется одной ручкой (пастой одного цвета).
Начинают заполнение с ячейки, находящейся слева, и вносят запись далее в правую сторону.
В случае отсутствия показателей в отведенных знаками местах соответствующего поля формы, ставят прочерки.
Каждая заполненная страница расчета должна быть удостоверена подписью руководителя предприятия.
При подготовке расчетов в электронном виде разрешается не делать обрамлений для знаков, вносимых данных и не ставить прочерки в полях, которые не заполняются.
При этом расположение реквизитов должно соответствовать предлагаемой форме для заполнения, в соответствии с приложением 1 к Приказу № ММВ-7-11/450@.
Для печатного варианта заполнения формы 6-НДФЛ применяется только шрифт Courier New.

Размер его должен быть не менее 16 и не превышать 18 пунктов.

Что нужно для правильного заполнения формы 6-НДФЛ

Бухгалтеру расчетного отдела, занимающемуся непосредственно начислением заработной платы работникам, отпускных или расчетных средств, пособий за дни временной нетрудоспособности, важно хорошо ориентироваться, из каких доходов будет произведено удержание налогов, а какие суммы, перечисленные к выплате работнику, не будут подлежать налогообложению.

Для того чтобы правильно заполнить форму расчета 6-НДФЛ, исчисленных сумм налога на доходы физических лиц, достаточно внимательно изучить приложения к Приказу № ММВ-7-11/450@ и руководствоваться ими в зависимости от того, заполняется форма вручную или в электронном виде.

Нужно обратить внимание на письмо ФНС № ГД-4-11/14772 от 12 августа 2016 года, где даны рекомендации о порядке представления уточненных расчетов по форме 6-НДФЛ до тех пор, пока не утвердят новую форму расчета.

Как можно проверить правильность внесенных сведений в форму 6-НДФЛ

Для того чтобы убедиться, все ли сведения в расчете имеются, правильно ли заполнена форма, достаточно воспользоваться Контрольными соотношениями, приведенными в Письме ФСН № БС-4-11/3852@ от 10 марта 2016 года.

Заполнение формы в 2018 году

Для предприятий, работавших в прошлом году и сталкивающихся с вопросами внесения сведений о расчете и перечислении удержанных налогов с доходов своих сотрудников в 2017 году, не составит труда заполнить форму и в наступившем 2018 году, поскольку изменений пока никаких внесено не было.

Образцы заполнения формы 6-НДФЛ можно найти в интернете. Если вы сомневаетесь в правильности своих действий, в каждом конкретном случае можно обратиться в территориальный орган налоговой службы, где вам дадут подробные разъяснения.

Обратите внимание, что заполненную форму за четвертый квартал прошлого года необходимо направить в налоговую инспекцию до 2 апреля 2018 года, поскольку 1 апреля в нынешнем году приходится на воскресенье, являющееся выходным днем.