Отметка в табеле об отпуске без сохранения заработной платы

В соответствии с нормами трудового законодательства, работодатель обязан вести учет рабочего времени, отработанного сотрудниками.

Правильно отображенные сведения помогут:

проконтролировать дисциплинированность сотрудников, например, неявку на работу без уважительных причин, что является прогулом, и может повлечь привлечение к ответственности в виде сделанного замечания, объявленного выговора, вплоть до увольнения с нелицеприятной записью;
компенсировать затраченное на работу сверхурочное время или выполнение трудовых обязанностей, в выходной, праздничный, признанный нерабочим день, соответствующей оплатой труда, предоставлением другого времени для отдыха;
произвести расчет заработной платы за месяц или другой учетный период, в соответствии с отработанным фактически временем и нормами, согласно внутреннему трудовому распорядку, действующему в организации.

Закон обязывает работодателя предоставлять сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск, продолжительностью не менее 28 календарных дней. Право воспользоваться днями отдыха, когда за работником сохраняется не только его рабочее место, но и среднемесячная заработная плата, наступает спустя полгода страхового стажа в одной организации.

Для отдельных категорий сотрудников существуют исключения. Несовершеннолетним лицам, работницам, собирающимся в отпуск по беременности и родам, либо непосредственно по его окончании, руководитель не имеет права отказать в предоставлении оплачиваемого отпуска, невзирая на отсутствие достаточного стажа работы.

Жизненные обстоятельства могут складываться так, что человеку необходимо время, свободное от выполнения трудовых обязанностей, а ежегодный отпуск еще не положен, либо все дни его уже использованы.

Законодатель, руководствуясь нормами ст. 128 ТК РФ, касающейся защиты прав и интересов работников, предусмотрел возможность (по семейным обстоятельствам и прочим уважительным причинам, по заявлению работника и достигнутой договоренности с работодателем) предоставлять дополнительные дни отдыха работникам без сохранения заработной платы. Продолжительность такого отпуска зависит от соглашения сторон.

В то же самое время выделены работники, которым руководитель обязан оформить бесплатный отпуск, обшей продолжительностью:

до 35 дней – лицам, принимавшим участие в Великой Отечественной войне (справедливости ради нужно отметить, что, в связи с давностью событий, таких работников практически в 2018 году нет);
до двух недель – людям, достигшим пенсионного возраста, но продолжающим, в силу различных причин, трудиться;
до 14 дней – близким родственникам (родителям, супругам) военнослужащих и приравненных к ним в правах лиц, пострадавших при выполнении служебного долга (погибших, умерших в результате полученных ранений);
до двух месяцев (60 дней) – работникам, признанным инвалидами (вне зависимости от причины утраты трудоспособности – это могут быть лица, признанные инвалидами с детства, в результате полученных травм или общих, профессиональных заболеваний);
до пяти дней – при наличии документов, подтверждающих рождение в семье ребенка, вступления в брачные отношения заинтересованного лица или смерти близких людей;
в прочих случаях, предусмотренных нормами Трудового кодекса, федеральных законов в сфере труда, локальными правовыми актами.

Так, в частности, условиями коллективного договора могут быть предусмотрены бесплатные отпуска сотрудницам, воспитывающим двоих и более детей, не достигших четырнадцати лет.

Как в таких ситуациях ведется учет времени отсутствия сотрудника, чтобы эти дни не считались прогулом, расскажем в нашем материале.

Особенности, которые важно учесть при отображении нахождения сотрудника в бесплатном отпуске

Унифицированная форма ведения табеля учета рабочего времени была утверждена Постановлением Государственного комитета России № 1 от 05 января 2004 года.

В соответствии со вступившим в законную силу ФЗ № 402, начиная с 2013 года, формы первичных документов, используемые для учета, могут разрабатываться в организациях и утверждаться руководством (информация Министерства финансов РФ № ПЗ-10/2012). Как показывает практика, в основном организации для учета рабочего времени пользуются привычными бланками:

Т-12 - при заполнении табеля вручную;
Т-13 - при ведении учета в электронном виде.

В соответствии с седьмым пунктом ст. 9 ФЗ № 402, допускается, при ошибочно внесенных сведениях в форму документа первичного учета, вносить исправления, уточнив дату, когда внесены изменения, и закрепив запись подписью лица, составлявшего табель, с указанием фамилии и инициалов имени, отчества.

В Постановлении № 1 дается перечень условных обозначений, применяемых для заполнения табеля.

В случае принятия своей формы предприятием, возможно введение и своих кодов. Предусмотрено, что можно шифровать отображение фактической занятости работника буквенным или цифровым образом.

При этом обозначение отпуска, предоставляемого сотруднику без сохранения заработной платы по договоренности, отличается от обозначений неоплачиваемых дней дополнительного отдыха, когда работодатель не имеет права отказать сотруднику их предоставить.

Дни, используемые сотрудником по своему усмотрению с разрешения руководства, шифруют кодом «ДО» или цифрами «16».

В том случае, когда оформляется бесплатный отпуск, в предусмотренных законом случаях, в табеле проставляют «ОЗ» или «17». Дополнительные дни отдыха без сохранения заработной платы, предоставляемые по заявлению отдельных категорий работников в любое удобное для них время, отмечают при заполнении табеля учета выходов как «ДБ» или «18».

Учет иных периодов отсутствия сотрудника по уважительным причинам, неоплачиваемых работодателем

Кроме того, что сотрудник имеет право официально оформить отпуск без сохранения заработной платы, законодатель устанавливает и другие ситуации, когда работодатель обязан предоставить работнику дни отдыха, неподлежащие оплате, при этом сохраняя за ним рабочее место и должность.

Например, нормами ст. 173 ТК РФ работникам, совмещающим трудовую деятельность с обучением в высших учебных заведениях или только желающим поступить учиться, гарантировано предоставление дополнительных дней отпуска продолжительностью 15 календарных дней:

при поступлении на подготовительные отделения для возможности быть аттестованными и зачисленными в образовательные организации высшего образования;
сотрудникам, сдающим вступительные экзамены в вуз;
лицам, обучающимся по заочной форме обучения, одновременно работая, в течение учебного года для сдачи экзаменационных сессий.

Отпуск для подготовки защитной работы лицам, заканчивающим обучение, оформляют сроком на четыре месяца, и дополнительно предоставляется на месяц бесплатный отпуск для сдачи государственных экзаменов. В табеле выходов время отсутствия работника, связанное с учебой, отмечают шифром «УД» или цифрами «13».

Особое внимание стоит обратить на оформление отпуска по уходу за ребенком до трех лет включительно. Право его использования имеют не только мамы, но и другие близкие родственники, подавшие письменное заявление с предоставлением копии свидетельства о рождении малыша и документов, подтверждающих, что больше никто из близких людей этим правом не воспользовался.

Первые полтора года сотруднику выплачивается пособие в установленных законом размерах 40 % от среднемесячной заработной платы за два предшествующих года работы. Оставшийся период работник находится в бесплатном отпуске, при этом общий трудовой стаж сохраняется, как и рабочее место. Такой вид отпуска отмечают в табеле учета рабочего времени «ОЖ» или «15».

Отражение использования бесплатного отпуска в часах при учете рабочего времени

Говоря о праве использования отдыха по согласованию с руководителем, закон не запрещает оформлять отпуск на часть рабочего дня, например, на его половину. В таком случае в табеле выходов нужно указать этот день как выход на работу, обозначаемый шифром «Я» или цифрами «01», с уточнением часов, сколько человек фактически выполнял трудовые обязанности.

Отразить достоверные сведения в табеле важно, поскольку это имеет значение для начисления заработной платы и подсчета страхового стажа, дающего право на очередной оплачиваемый отдых.