Приказ о приеме на работу: правила составления и действующий образец

Трудоустройство абсолютно любого сотрудника, вне зависимости от его должности, места работы, а также иных факторов должно осуществляться в официальном порядке. Одним из основных документов в данном случае будет являться приказ руководителя.

Распоряжение о трудоустройстве, в свою очередь, может быть составлено руководителем только после написания будущим работником личного заявления. В приказе обязательно указывается номер вышеуказанного заявления, а также дата его составления. Как правило, обязанности по написанию распоряжения о трудоустройстве возлагаются на сотрудников отдела кадров. В некоторых случаях этим может заниматься и сам директор, например, если речь идет об индивидуальном предпринимателе.

Что касается установленного образца распоряжения – в случае трудоустройства одного лица, работодатель должен использовать форму Т1. Если же в организацию принимаются сразу несколько сотрудников, их оформление происходит по форме Т1а.

В приказе обязательно должны быть заполнены все графы, которые включают в себя следующие важные сведения: дату начала исполнения сотрудником его профессиональных обязанностей, должность, на которую он устраивается, размер его оклада и т.д. Если же в распоряжении будут отсутствовать какие-либо важные сведения, документ может быть признан недействительным.

Требования, предъявляемые к составлению документа

Обязанности по грамотному составлению приказа о трудоустройстве всегда возлагаются на работодателя. Следовательно, именно он будет нести ответственность за указание там неверных сведений либо нарушение установленных правил данной процедуры. Следует помнить, что, если приказ не будет обладать полноценный юридической силой, сотрудник может быть признан незаконно работающим в организации.

Как уже было сказано выше, начальным этапом трудоустройства всегда является составление сотрудником личного заявления о принятии на определенную должность. Как только документ будет сформирован, работодатель должен поставить на нем собственную визу. Помимо этого, заявление обязательно должно быть зарегистрировано в соответствующем журнале учета организации.

Еще одним важным нюансом станет обязательное ознакомление сотрудника с его будущими должностными обязанностями, а также с содержанием главных нормативно-правовых актов и иных документов, на основании которых предприятие осуществляет свою деятельность.

После составления официального распоряжения о трудоустройстве, работодатель может приступать и к формированию трудового договора. Как правило, на предприятии уже существует свой экземпляр данного документа, в котором меняются лишь основные сведения – ФИО сотрудника, его должность, устанавливаемый размер оклада и т.д. Трудовой договор всегда должен быть составлен в двух экземплярах, абсолютно одинаковых по своей юридической силе. На каждом из них работодатель ставит свою личную подпись, а также печать организации. В положенном месте расписывается и сотрудник.

После формирования всех вышеуказанных документов для трудоустройства, последним этапом станет заполнение трудовой книжки сотрудника. Для этого ответственным лицом, как правило – специалистом по кадрам, вносится соответствующая запись о трудоустройстве. Она включает в себя следующую информацию: порядковый номер записи, дату ее внесения в книжку, сведения о трудоустройстве, ссылку на статью ТК РФ, а также номер и дату документа, на основании которого происходит прием.

Правила создания приказа о трудоустройстве

Право на формирование приказа о трудоустройстве появляется у работодателя после прохождения некоторых этапов, к ним можно отнести:

• проведение собеседования с потенциальным кандидатом, выяснение важных подробностей о характере сотрудника, присутствующих у него навыках и умениях и т.д.;
• составление соискателем личного заявления о трудоустройстве, в котором он выразит свое намерение стать официальным работником данной организации;
• в случае принятия руководством компании положительного решение по данной кандидатуре – заявление подписывается и пускается в дело для дальнейшей работы;
• подготовку кадровыми работниками двух одинаковых экземплярах трудового договора, в котором указывается вся основная информация о будущих профессиональных отношениях между сотрудником и его работодателем;
• ознакомление сотрудника с созданными документами и, в случае отсутствия каких-либо возражений у гражданина – подписание бумаг;
• составление приказа о приеме сотрудника на определенную должность, с указанием даты начала исполнения его трудовых обязанностей.

После прохождения всех вышеуказанных этапов, сотрудник будет обладать законным правом на начало работы. С первого дня ему также будет начисляться заработная плата, размер которой устанавливается штатным расписанием, а также положениями трудового договора.

Действующая форма документа

С юридической точки зрения, приказ представляет собой унифицированную форму распоряжения уполномоченного лица. До 2013 года в отношении образца приказа о трудоустройстве действовали достаточно жесткие требования. Работодателям разрешалось использовать только установленный образец. Однако в 2014 году данные правила были несколько изменены.

Теперь руководители различных организаций и предприятий могут использовать действующие формы приказов, однако вносить в них определенные корректировки, в соответствии с особенностями деятельности учреждения и иными факторами.

Однако, вне зависимости от различных поправок, законодательными нормами установлен перечень определенных сведений, которые обязательно должны вноситься в каждый приказ о трудоустройстве. К таковым можно отнести:

• ФИО работника;
• полное название юридического лица, в соответствии с его уставными сведениями;
• особенности трудоустройства, например, наличие испытательного срока и т.д.;
• будущую должность сотрудника;
• название отдела, филиала либо иного структурного подразделения, к которому будет прикреплен работник;
• полные сведения о руководителе компании – его ФИО, наименование должности.

Для того чтобы созданный приказ вступил в свою законную силу, он должен быть подписан руководителем компании. Помимо этого, на документе обязательно должна стоять дата его составления и порядковый номер, присвоенный ему после регистрации в журнале учета.

Иные особенности составления приказа о приеме на работу

Как правило, процедура составления приказа о приеме сотрудника на работу не вызывает у ответственных лиц никаких особых затруднений. Во время нее следует учитывать лишь ряд основных правил и нюансов:

1. В самом верху документа, справа, указываются специальные коды: ОКУД и ОКПО.
2. Далее идет номер созданного документа, а также дата его формирования.
3. Рядом указывается полное наименование компании либо ФИО индивидуального предпринимателя.
4. Далее идут сведения о том, с какой именно даты сотрудник принимается на определенную должность. Если с ним подписывается бессрочный договор, в графе «До» ставится прочерк. Если же стороны используют трудовое соглашение с ограниченным периодом действия, в данной графе указывается дата окончания времени работы. Если, например, сотрудник принимается на время отсутствия основного специалиста, данный факт также обязательно должен быть указан в соответствующем месте.
5. Затем следует приступить к заполнению блока, который полностью посвящен информации о сотруднике. Там указывается его ФИО, будущая должность, название отдела, в котором он будет работать, а также табельный номер, присвоенный специалисту.
6. Далее идет вся основная информации о будущем доходе сотрудника. Там указывается установленный для сотрудника оклад, различные надбавки и иные начисления, если таковые имеются и т.д.

Как только приказ будет готов, он обязательно должен быть подписан обеими сторонами трудовых отношений.

Хранение созданного приказа

После того как приказ был создан и подписан сторонами, он должен быть направлен на последующее хранение в отдел кадров. При желании сотрудника, ему может быть выдана заверенная копия данного распоряжения. Нередко этот документ работники требуют в случае своего незаконного, по их мнению, увольнения.

В дальнейшем все записи в трудовую книжку специалиста должны будут осуществляться именно на основании ранее созданного приказа о трудоустройстве. Действующие законодательные нормы устанавливают стандартный срок хранения для приказов – 75 лет.

Принятие сотрудника на работу без оформления приказа является серьезным нарушением действующих правил со стороны работодателя. Сюда же можно отнести случаи, когда распоряжение имеется, однако оно было составлено с грубыми ошибками и недочетами. В такой ситуации сотрудник не сможет пользоваться положенными ему правами, так как фактически он не будет официально трудоустроен в данном учреждении.

В том случае, если все необходимые документы были оформлены, однако сотрудник в свой первый день работы на службу не явился, руководитель будет обладать полноценным правом для зачета прогула своему подчиненному. Если он не появится и в ближайшие дни, приказ о трудоустройстве может быть аннулирован.

Таким образом, приказ можно назвать важнейшим документом в процедуре трудоустройства любого сотрудника. Именно на основании официального распоряжения происходит возникновение правовых отношений между руководителем и его подчиненным.