Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку

Установленные трудовые нормы гласят, что сотрудник, в случае своего увольнения, обязательно должен получить на руки личные документы, в последний день работы. Данные обязательства будут возложены на работодателя всегда, вне зависимости от конкретных причин ухода сотрудника из организации, а также иных факторов.

Однако иногда руководители сталкиваются с такими ситуациями, при которых работник, по каким-либо причинам, не является за своими профессиональными документами, включая и его трудовую книжку. Причинами для этого могут являться самые различные обстоятельства: в некоторых случаях сотруднику, например, пришлось срочно уехать, в то время как в других - бывший член коллектива просто не желает посещать прошлое место работы или видеть начальника.

В таких ситуациях в отношении руководителя устанавливаются обязательства по формированию официального уведомления для работника. Главная суть данного документа заключается в оповещении бывшего подчиненного о том факте, что он должен срочно явиться за трудовой книжкой.

Установленные сроки

Действующие положения ТК РФ, а именно, статья 84 четко ограничивает сроки, за которые работодатель должен сформировать официальное уведомление и направить его адресату. Сделать это нужно на следующий день, после последнего рабочего дня сотрудника, в соответствии с информацией, которая указывается в приказе об увольнении подчиненного.

В процедуре формирования и отправки уведомления многие кадровые сотрудники делают постоянные ошибки. К наиболее распространенным недочетам можно отнести:

формирование полного комплекта документов вместе с уведомлением и с трудовой книжкой. Так делать не нужно. К отправке трудовой книжки вообще нужно относиться с максимальной ответственностью. В противном случае, при потере документа, на работодателя будут возложены обязанности по восстановлению утраченной информации
передача сотруднику устного сообщения о том, что ему необходимо явиться за трудовой книжкой. Следует отметить, что простой разговор не будет обладать никакой юридической силой. А это значит, что фактически руководитель нарушит собственные обязательства подобными действиями
игнорирование работодателем его прямой обязанности по составлению и отправке уведомления. В данном случае к руководителю также могут быть применены определенные меры ответственности за допущенные нарушения

Несвоевременная выдача трудовой книжки и ответственность начальника

Нередко сотрудник сталкивается с такими ситуациями, при которых руководитель, по каким-либо причинам, не выдает ему трудовую книжку. В иных случаях работодатель может просто нарушить установленные сроки в отношении обязательного составления уведомления. Во всех этих случаях именно директор будет нести ответственность за допущенные нарушения. Претензии к нему не будут предъявлены только в следующих ситуациях:

если руководитель выполнил установленное требование в отношении сроков составления уведомления;
если сотруднику трудовая книжка не была выдана на руки в последний день работы, по причине отсутствия подчиненного в организации без уважительного повода.

Какие действия следует предпринять руководителю в том случае, если сотрудник не является за своей трудовой книжкой?

В том случае, если подчиненный, по неизвестным или известным причинам, не явился на свое рабочее место за трудовой книжкой, руководитель должен предпринять следующие меры:

для начала директору необходимо составить письменное уведомление. Документ может быть сформирован в свободном порядке, главное, чтобы его содержание четко отражало просьбу руководителя о том, чтобы подчиненный срочно явился за своим личным документом
в том случае, если работник даст свое официальное согласие на отправку документа по почте, директору необходимо сформировать письмо, с указанием адресата
если все вышеуказанные действия не привели к должному результату, и сотрудник просто отказывается получать свой трудовой документ, работодатель должен будет составить официальный акт

В акте указываются все важные сведения, например, данные о том, какие действия были предприняты руководителем для того, чтобы отдать сотруднику его книжку и т.д.

Отправление трудового документа по почте

Необходимость отправки трудовой книжки по почте может возникнуть по многим причинам. Сотрудник, например, может работать в другом филиале организации, в то время как трудовые документы – храниться в основном офисе и т.д. В такой ситуации процедура отправки трудовой книжки будет основываться на личном заявлении сотрудника, в котором будет указана данная просьба.

Официальное заявление о пересылке должно включать в себя следующие сведения:

дату увольнения сотрудника, а также непосредственную причину его ухода из организации
официальную просьбу подчиненного об отправке трудовой книжки по почте, а также адрес, на который должен быть прислан документ

Руководителю следует помнить, что оптимальным решением станет отправление письма с уведомлением. В таком случае, в момент получения сотрудником конверта, руководителю будет передано официальное документальное подтверждение факта доставки. Это является очень важным нюансом, так как именно на основании данного подтверждения руководитель сможет доказать собственную правоту, в случае необходимости.

Почтовая отправка документа

Отправку важных документов по почте, безусловно, можно назвать отличным вариантом решения проблемы, особенности, если руководитель и его сотрудник находятся достаточно далеко друг от друга. Однако директор всегда должен относиться к данной процедуре с максимальной внимательностью, особенно если речь идет об отправке таких важных документов, как, например, трудовая книжка. Руководителю обязательно нужно учесть следующие важные нюансы:

даже если сотрудник ничего не имеет против получения документов по почте, руководитель все равно сначала должен составить официальное уведомление для своего подчиненного. Более того, после получения данного уведомления, работник должен будет составить ответное заявление, выражающее его желание в получении трудовой книжки по почте
во время подготовки документов к отправке, руководитель обязательно должен заказать на почте письмо с уведомлением. Только в этом случае у него на руках будет иметься полноценный документ, подтверждающий факт выполнения им собственных обязательств

В каких случаях с руководителя будет снята ответственность?

Законодательные нормы содержат в себе описание нескольких ситуаций, при которых ответственность с руководителя будет снята. К таким обстоятельствам можно отнести:

своевременное составление уведомления и его отправку сотруднику. Факт отправки должен быть подтвержден соответствующей квитанцией из почтового отделения, на которой указывается время и дата
получение сотрудником уведомления и его официальный отказ являться на свое бывшее рабочее место
неполучение сотрудником уведомления по вине почтовой службы. При этом у руководителя на руках должна иметься квитанция об оплате почтовых услуг
отсутствие сотрудника на рабочем месте в его последний день работы без уважительных причин

При наличии хотя бы одного из вышеуказанных обстоятельств, с руководителя будет снята ответственность за неполучение сотрудником его трудовой книжки. Однако во всех иных случаях работник сможет защитить свои права путем обращения в уполномоченную организацию и подачи официальной жалобы.

Правила последующего хранения трудового документа

Руководитель может столкнуться и с такой ситуацией, при которой он выполнил все свои обязательства, однако сотрудник, по каким-либо причинам, все равно отказался являться и забирать свой документ. В данном случае в обязанности работодателя будет входить обеспечение надлежащего хранения книжки.

Как правило, документ отдается в отдел кадров. Там его помещают в сейф, делая соответствующую пометку «До востребования». Как только сотрудник появится в организации, ответственным лицом должна быть осуществлена выдача трудовой книжки. Сам факт выдачи документа подтверждается личной подписью сотрудника в специальном журнале учета.