Авансовый отчет после служебной командировки

При приеме на работу работодатель заключает с наемным работником трудовой договор, в котором оговорены основные права, обязанности сторон и ответственность за их невыполнение.

Один из пунктов достигнутого соглашения, в соответствии с требованиями трудового законодательства, определяет размер заработной платы, согласно действующей в организации системе (оклад или тарифная ставка, выплата премий и прочее). В то же самое время, в зависимости от специфики деятельности предприятия, для его развития, расширения связей, повышения квалификации, решения проблем, возникающих с партнерами и прочих целей, нередко приходится сотрудникам выезжать за пределы местности, в которой расположена организация, как в другие города и регионы России, так и страны ближнего, дальнего зарубежья.

Каждая поездка естественно влечет определенные материальные затраты:

начиная с необходимости добраться до места, где решаются служебные задачи;
включая необходимость человека где-то отдыхать после трудового дня при невозможности вернуться домой из-за дальности расстояния местонахождения пребывания, и нести дополнительные затраты на питание;
заканчивая расходами на поездку по возвращении к месту жительства и нахождения предприятия, где человек официально трудоустроен.

Поскольку направление работника в служебную поездку является инициативой работодателя, а не личной прихотью, все расходы оплачивает собственник.

Постановлением Правительства России № 749 от 13 октября 2008 года было утверждено Положение, определяющее особенности направления работников в командировки. Нормы документа актуальны и сегодня, с учетом внесенных впоследствии изменений, в действующей редакции от 29 июля 2015 года. В соответствии с п. 10 данного Положения, сотруднику, направляемому в служебную поездку, на предстоящие расходы, связанные с командировкой, должен быть выдан денежный аванс. Поскольку невозможно предугадать, сколько фактически денег будет израсходовано, вполне возможно, что остались излишне выплаченные средства, либо пришлось понести дополнительные материальные затраты, работник должен внести в кассу предприятия оставшуюся неиспользованной сумму, или работодатель обязан возместить ему вынужденные затраты из личных средств.

Кроме того, чтобы не возникло проблем с налоговыми органами, важно обосновать сумму затрат, для чего после возвращения из командировки сотрудник обязан представить авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими целенаправленность потраченной денежной суммы.

Что входит в понятие служебной командировки и как правильно отчитаться за полученный аванс, поговорим в нашем материале.

Направление в служебную командировку

В понятие командировки, в соответствии с нормами ст. 168 ТК РФ, входит направление штатного сотрудника предприятия, с которым заключен трудовой договор, в служебную поездку, с целью выполнения порученного руководителем задания.

С 2013 года оформление документов при необходимости командировать работника для решений производственных вопросов упрощено. В частности, Положением № 749 не предусмотрено оформление командировочного удостоверения, которое ранее рассматривалось как один из документов, подтверждающих фактическое время пребывания сотрудника в месте, куда он был направлен с определенной целью.

Несмотря на то, что сегодня законодатель не требует использования унифицированных форм при оформлении документации, отправляя работников в служебную поездку, это не мешает работодателю:

применять далее формы, утвержденные Постановлением № 1 Государственного комитета статистики РФ от 05 января 2004 года;
разработать свои бланки и порядок, применяемый при командировании сотрудников для решения задач, связанных с производством, и утвердить локальными правовыми актами.

В соответствии с Положением об особенностях направления в командировки, в 2018 году достаточно издать письменное распоряжение (приказ) о том, что конкретный сотрудник (с указанием его занимаемой должности или профессии, структурного подразделения, личных данных) направляется на оговоренный срок в командировку (с уточнением места пребывания) для выполнения поставленных перед ним задач.

Заметим, что даже в командировке работник не должен выполнять трудовые обязанности, не связанные с условиями договора, заключенного при приеме на работу. Работодателю важно помнить об отдельных категориях сотрудников, которых он не имеет права посылать в поездку вовсе, либо может направить в командировку, лишь получив их письменное согласие.

К таким лицам относят:

беременных сотрудниц;
работниц, имеющих детей до трех лет;
сотрудников, воспитывающих ребенка до 5 лет без участия второго супруга, если речь идет о ребенке, признанном инвалидом – до 14 лет;
работников, с установленной частично утратой трудоспособности, имеющих инвалидность и способных выполнять трудовые обязанности в определенных условиях;
сотрудников, ухаживающих за близкими им людьми, требующими постороннего ухода, в соответствии с заключением медиков.

Также не требуется составлять служебное задание дополнительно к приказу о целях командирования.

Все сведения излагают в приказе о направлении сотрудника в поездку для решения производственных задач.

За время отсутствия работника в соответствии с гарантиями, дающимися основополагающим законодательным актом, регулирующем трудовые правоотношения – ТК РФ, за ним сохраняется рабочее место, должность и среднемесячный заработок из расчета количества дней, потребовавшихся для выполнения поручения, и возмещаются затраты, связанные с командировкой.

Стоит заметить, что работодатель обязан выдать аванс на командировочные расходы сотруднику до его отъезда, в соответствии с Указанием Банка России № 3210-У от 11 марта 2014 года.

В случае направления работника за пределы России, с целью выполнения поставленных служебных задач, выплата денежных средств на расходы авансом осуществляется с учетом п. 16 ФЗ № 173.

Как отчитаться за полученные авансом средства на командировку в 2019 году?

Вернувшись из командировки, работник в течение трех рабочих дней должен отчитаться за полученные перед отъездом денежные средства. В том случае, когда человек заболел или оформил отпуск, отчет подается после выхода фактически на работу.

Авансовый отчет об израсходованных суммах составляют в установленной форме АО-1 с приложенными документами, позволяющими бухгалтеру проверить цели затрат и подсчитать общую сумму средств, понадобившихся:

для оплаты проезда в обе стороны (согласно стоимости билетов или в случае использования личного, служебного транспорта маршрутных листов, чеков, квитанций о заправке автомобиля и прочим);
на оплату арендованного помещения на время проживания в поездке или гостиничных услуг (договора об оказании услуг, аренде жилья);
суточных расходов – в зависимости от количества дней, проведенных в командировке;
дополнительных расходов для выполнения поставленных целей, если расходы были согласованы предварительно с руководителем.

После соответствующей проверки отчет утверждается работодателем. Остаток денежных средств в установленном порядке возвращается в кассу предприятия по приходному ордеру.

Если средств не хватило на все затраты, подотчетному лицу по расходному ордеру возмещается разница между полученной авансом и фактически израсходованной суммой.

Как оформляется авансовый отчет?

Заполнить форму по отчету можно как от руки, так и в электронном виде. Сложности при составлении отчета, как правило, не возникает, поскольку в каждой строке, графе бланка даны пояснения о вносимых сведениях:

указывают название организации, наименование подразделения, где работает сотрудник, уточнив сведения о подотчетном лице (фамилию, инициалы имени, отчества, занимаемую должность или профессию, табельный номер);
прописывают назначение выданных авансом денежных средств – «служебная командировка»;
работником указывается полученная сумма, и расписываются расходы, согласно приложенным документам в порядке указания их в отчете;
подотчетное лицо удостоверяет внесенные сведения собственноручной подписью, с расшифровкой фамилии и инициалов имени, отчества;
после проверки внесенных записей проводятся бухгалтерские проводки;
утверждается отчет первым руководителем.