Командировочное удостоверение по форме Т-10

С необходимостью отправки сотрудника в служебную поездку может столкнуться абсолютно каждый руководитель. С юридической точки зрения, командировка представляет собой отбытие подчиненного в определенный пункт назначения, с целью выполнения поставленных профессиональных задач. Эти задачи могут быть самыми разнообразными: от обмена опытом с другим филиалом до встречи с клиентами и подписания важных договоров.

Перед отъездом сотрудника работодатель должен позаботиться о надлежащем оформлении всех необходимых документов. Именно на их основании, работник после возвращения из поездки сможет получить все положенные денежные компенсации.

Еще некоторое время назад составление командировочного удостоверения перед отправкой человека в служебную поездку было обязательным этапом. Более того, помимо удостоверения, необходимо было создать маршрутный лист, на который потом работник прикреплял билеты и иные подтверждения своих расходов. Весь этот пакет бумаг потом сдавался в отдел бухгалтерии, для осуществления всех необходимых расчетов.

Однако в последние годы в порядок отправки сотрудников в командировки были внесены достаточно серьезные изменения. Можно смело сказать о том, что процедура была существенно упрощена. Теперь документов требуется значительно меньше. Это, безусловно, снижает расходы организации, а также экономит время.

Командировочные удостоверения: уже отменены или нет?

Изменения, принятые в начале 2015 года, значительно упростили процедуру оформления необходимых бумаг для командировок сотрудников. Теперь удостоверение перестало являться обязательным документом.

Однако, как показывает современная практика, многие работодатели все равно придерживаются старых схем и предпочитают создавать командировочное удостоверение на каждого сотрудника, который направляется в служебную поездку. Следует отметить, что такие действия законом не запрещены, однако здесь присутствуют определенные ограничения. Прежде всего, факт обязательного оформления удостоверения теперь должен быть закреплен в официальном порядке, в каждой организации, которая продолжает использовать данный документ по его назначению.

Отдельным внутренним положением работодатель также может утвердить и разработанную форму командировочного удостоверения. Главное, чтобы документ полностью соответствовал существующим правилам и основам делопроизводства. При желании руководитель также может использовать и старую форму Т-10, которая уже давно была разработана и утверждена Правительством РФ.

Что касается новых правил отправки сотрудников в командировки – они все равно не отменяют определенные этапы данной процедуры. Если говорить об обязательных документах, которые должны быть подготовлены работодателем, к таковым можно отнести:

Официальное распоряжение руководителя компании о направлении подчиненного в служебную поездку.
Табель учета рабочего времени. Как правило, вся необходимая информация заносится в него специалистами по кадрам. Именно они должны зафиксировать факт отсутствия сотрудника на его рабочем месте в течение определенного временного периода. При этом в табеле указывается соответствующая отметка о пребывании служащего в служебной поездке.
Авансовый отчет. Именно в этот документ сотрудник, после своего возвращения в организацию, будет вносить все необходимые сведения о понесенных им материальных расходах. В будущем все эти расходы, на основании данной бумаги, будут компенсированы работодателем.
Служебная записка – требуется только в некоторых случаях, например, если сотрудник ездил в пункт назначения на своем личном автотранспортном средстве.

Как видно, командировочное удостоверение уже не входит в список обязательных документов, которые оформляются в случае отъезда сотрудника для решения профессиональных вопросов.

Простановка отметок принимающей организации

Изменения, которые были приняты в начале 2015 года, коснулись и особенностей простановки отметок из принимающих организаций, во время командировок сотрудников. Так, новыми правилами было отменено обязательное наличие в организации специальных журналов учета, в которых ранее фиксировалось как отбытие сотрудников в другие пункты назначения, так и прибытие командировочных работников из других мест.

Однако тут будут действовать те же правила, что и с командировочным удостоверением, – ведение таких журналов все равно не будет являться нарушением со стороны руководителя предприятия. То есть, если работодатель посчитает такой способ учета более действенным, он вполне сможет его использовать. Это особенно актуально для крупных организаций, в которых большое число сотрудников регулярно направляются в командировки. В таком случае наличие специальных журналов поможет осуществлять более точный учет движения служащих и не упускать важную информацию.

Определенные сложности могут возникнуть у сотрудника в том случае, если в организации, куда он прибыл, вообще не существует никаких журналов учета или иных документов, которые смогли бы подтвердить факт прибытия работника в назначенное место. В такой ситуации обязать работодателя поставить данную отметку будет невозможно. Получается, что в командировочном удостоверении сотрудника будет отсутствовать печать из пункта назначения, а также подпись ответственного лица. Это, в свою очередь, может лишить его права на получение соответствующих компенсаций.

Однако в данной ситуации необходимо действовать следующим образом: для подтверждения нужно использовать билеты, квитанции и иные документы, которые смогут подтвердить факт понесенных сотрудником расходов. Более того, эти бумаги также смогут подтвердить факт нахождения подчиненного в пункте назначения.

Основные правила оформления командировочного удостоверения

Как уже было сказано выше, обязательное наличие командировочного удостоверения уже несколько лет назад было отменено. Однако каждый работодатель вправе использовать этот документ, при наличии у него такого желания.

Что касается самих правил составления удостоверения – точный порядок данной процедуры должен быть закреплен внутри конкретной организации в соответствующем положении. Как правило, при формировании документа у ответственных лиц не возникает никаких особых сложностей. Работодатель сам может разработать универсальную форму, в которую в будущем будут включаться лишь изменяемые сведения, например: ФИО направляемого в командировку сотрудника, его текущая должность, продолжительность служебной поездки, название пункта назначения и т.д.

Если собственной формы внутри организации разработано не было, руководитель или специалисты по кадрам могут использовать образец, который ранее был утвержден государственными нормами – форму Т-10.

Информация, включаемая в командировочное удостоверение

Как уже было сказано выше, обязательного образца командировочного удостоверения не существует. Однако руководитель, при формировании данного документа, должен позаботиться о включении туда следующих обязательных сведений:

номера и даты создания удостоверения;
полного наименования организации;
информации о самом сотруднике (его ФИО, должность, паспортные данные, табельный номер и т.д.);
сведений о пункте назначения, включая адрес организации, а также ее полное название;
основной цели служебной поездки;
точной продолжительности командировки, в календарных днях.

Как только удостоверение было создано – оно передается руководителю для подписания и простановки печати организации. Как правило, на обороте документа заранее указываются необходимые графы для размещения там информации о факте прибытия сотрудника в пункт назначения и отбытия из него. Эти сведения также обязательно должны быть заверены руководителем другой организации либо иным лицом, обладающим необходимыми полномочиями. Без подписи и печати указанная там информация будет считаться недействительной.

После возвращения сотрудника в его организацию руководитель ставит соответствующую отметку о данном факте. На этом командировка работника считается полностью завершенной. После этого он сможет получить компенсацию за денежные расходы.