Составление отчета о служебной командировке, правила и форма

В соответствии с нормами трудового законодательства работодатель имеет право давать распоряжения штатным сотрудникам о выполнении служебных поручений за пределами организации, в которой они трудоустроены.

Особенности командирования работников в другую местность, с целью выполнения задач, поставленных руководством, утверждены Положением № 749, которое было принято Правительством РФ от 13 октября 2008 года. Его нормы актуальны и в 2018 году с учетом изменений, внесенных в новую редакцию документа от 29 июля 2015 года.

За весь период отсутствия сотрудника вне пределов постоянного места работы по поручению руководителя за ним сохраняется его рабочее место, занимаемая должность и право на оплату труда в размере среднемесячного заработка.

До2013 года, кроме письменного распоряжения о направлении конкретного работника в служебную поездку на четко оговоренный срок, с указанием цели командировки, сотруднику должно было быть выдано командировочное удостоверение, в котором делались отметки о прибытии к месту назначения и дате убытия.

По возвращении к постоянному месту работы составлялся отчет о проделанной работе, кроме того, сотрудник должен отчитаться за расход денег, выданных авансом перед поездкой для оплаты расходов, связанных с вынужденным проживанием вне дома (суточные).

В соответствии с информацией Министерства финансов Российской Федерации № ПЗ -10/ 2012, на основании принятого ФЗ № 402 от 06 декабря 2011 года, ведение документации по бухгалтерскому учету было упрощено. Сегодня работодатель вправе самостоятельно разработать формы отчетов по служебным командировкам, утвердив их локальными правовыми актами.

Что представляет собой форма отчета?

Если исходить из ранее обязательно применяемой унифицированной формы Т - 10а, работодатель, при направлении сотрудника в командировку, оформлял письменно служебное задание, уточняя сведения:

о самом работнике – его непосредственное рабочее место (структурное подразделение) и занимаемую должность, фамилию, имя, отчество;
о месте командирования и сроках, предполагаемых для выполнения поручения;
о регистрационном номере и дате издания приказа, ставшим основанием служебной поездки;
основные цели командировки.

В данной форме предусматривалось место, которое заполнял сам сотрудник по возвращении к основному месту работы, констатировав факт выполнения поручения и достижения обозначенных в задании целей.

Документ изначально после указания задания подписывался руководителем, работник удостоверял своей личной подписью предоставленный отчет. Непосредственный начальник структурного подразделения, где работает сотрудник, выполнявший служебное поручение, выносил заключение о выполнении задания, подтвердив факт проверки своей подписью, с указанием точной даты получения отчета.

Обязательно ли составлять отчет о проделанной работе в командировке?

Если смотреть с точки зрения законодательных актов, в частности п. 26 Положения № 749, после внесенных изменений с изданием Постановлений Правительства № 411 от 14 мая 2013 года, № 1595 от 29 декабря 2014 года, отчет о проделанной работе по служебному заданию работник предоставлять не обязан. В то же самое время, в течение трех дней после возвращения из поездки, сотрудник должен отчитаться в расходовании авансовых средств, представив соответствующие документы, и в отдельных ситуациях понесенных дополнительных затрат, связанных с выполнением порученного задания по предварительному согласованию с руководителем.

В случае введения в организации локальных правовых актов, предусматривающих обязательность предоставления отчета в установленные сроки, сотрудники, исполняющие трудовые обязанности в служебных поездках, должны составлять отчет в принятой форме.

Что нужно для составления отчета

Чтобы документ был составлен правильно и не было претензий работодателя после возвращения из командировки, нужно учесть принятые правовые акты внутреннего пользования по форме отчетности, если таковые имеются в организации. Отчитываясь письменно о проделанной работе, сотруднику нужно понимать, что записи должны быть предельно лаконичны, отражая достигнутые и поставленные перед поездкой цели, и если задачи выполнены не полностью, уточнить причину.

Какие требования нужно учесть, составляя отчет?

Работодатель имеет право:

разработать и утвердить свою форму отчетности;
использовать унифицированные форму Т-10а в ее первоначальном виде или для удобства пользования упростить ее.

При составлении отчета важно, чтобы было видно:

какие цели ставились перед работником, отправленным в служебную поездку;
в каком объеме выполнено задание;
в случае невыполнения задания, какие причины помешали выполнить поручение.

Для подтверждения сроков пребывания в командировке необязательны удостоверения по форме Т-10, достаточно проездных документов в обе стороны (к месту командирования и возвращению к месту нахождения предприятия, где трудоустроен сотрудник) или, в случае их отсутствия, документов, подтверждающих факт проживания в гостинице, арендованном жилом помещении.

Разделы, включаемые в форму для отчета

В случае принятия разработанных форм Положениями о командировках в организации, если по роду деятельности предприятия сотрудники часто выполняют служебные задания вне пределов родного города, работодатель может опираться на унифицированную форму Т-10а.

Важно указать:

личные данные работника, направленного в командировку;
место выполнения служебного задания и срок пребывания в поездке;
поставленные цели и результат по их осуществлению.

Заметим, что, даже если работодатель не требует заполнения определенных форм при составлении отчета о командировке, отчитываясь в произвольной форме, нужно сделать акцент на задачи, поставленные перед поездкой, отраженные в приказе, согласно которому работника направили в служебную поездку.

Никаких установленных правил по формулировке отчета о выполнении задания нет. При этом, не вдаваясь в подробности методов и способов достижения полученных результатов, кроме указания, что поручение «выполнено», следует сформулировать это в развернутом виде. Например, вернувшись из командировки, с целью заключения договора, в отчете указывают:

«заключен договор с _________________ на поставку оборудования».

(наименования предприятия)

Нужно ли согласование и утверждение предоставленного отчета?

Как правило, если документ составляется по аналогии с унифицированными формами Т-10 или Т-10а, первоначально, определив перед сотрудниками цели командировки, документ подписывает руководитель. После указания сведений о выполнении задания работник ставит свою подпись, после чего передает отчет непосредственному начальнику подразделения, в котором работает. С резолюцией о том, насколько в полном объеме выполнено поручение, руководитель структурного подразделения представляет отчет работодателю, который может как поощрить сотрудника, успешно справившегося с порученным заданием, так и привлечь к дисциплинарному наказанию, если без уважительных причин работник не выполнил свои обязанности.

Как правило, отчет о командировке подается вместе с документами для отчетности расходования денежных средств, полученных перед поездкой (командировочными). На авансовый отчет дается три рабочих дня после возвращения сотрудника из командировки, следовательно, и при необходимости представить отчет о проделанной работе, нужно уложиться в эти сроки.

Документы, прилагаемые к отчету

Согласно последним изменениям, внесенным в Положение № 749, для подтверждения целенаправленного расхода аванса и пребывания сотрудника в командировке, к отчету достаточно приложить:

билеты на транспортные средства, какими сотрудник добирался до места, где выполнял служебное поручение и возвращался домой;
при использовании личного или служебного транспорта – служебную записку и путевые листы, счета, чеки, квитанции, подтверждающие путь следования по указанному маршруту;
договора о проживании в арендованном помещении или оказании гостиничных услуг;
товарные чеки и прочие документы, подтверждающие дополнительные затраты, если это было необходимо для выполнения задания и было согласовано с руководителем (например, в телефонном режиме).